مشاوران املاک اغلب تحت نظارت یک بنگاه املاک فعالیت کرده و نماینده خریداران و فروشندگان ملک در معاملات آن‌ها هستند. بنگاه‌های ملکی این افراد را استخدام نموده تا به صاحبین املاک برای فروش، اجاره یا قیمت‌گذاری ملک خود کمک کرده و همچنین به افرادی که به‌دنبال ملک برای خرید، رهن یا اجاره هستند مشاوره دهند. این افراد با عقد قرارداد استخدام مشاور املاک، جذب بنگاه‌های املاک شده و وظایفی مانند تنظیم فایل‌های مسکن، تنظیم جلسات بازدید از ملک و برقراری جلسه و زمان برای معامله را بر عهده دارند.
افرادی که به‌دنبال انجام معاملات ملکی هستند، باید توجه نمایند که نقش مشاورین املاک در این پروسه حذف‌شدنی نیست و اگر بدون مشورت و استفاده از کمک این افراد اقدام به عقد قرارداد نمایند، ممکن است در دام افراد سودجو و کلاهبردار گرفتار شده و یا متحمل زیان گردند.
صاحبین بنگاه املاک باید از وظایف و مسئولیتهای مشاورین املاک به‌خوبی آگاه بوده تا در زمان انعقاد قرارداد استخدام مشاور املاک بتوانند این وظایف را به‌طور دقیق در بند تعهدات طرفین درج کنند و این تعهدات و مسئولیت‌ها باید واضح و روشن باشند. همچنین مشتریان و افرادی که به‌دنبال مشاوره ملکی می‌باشند نیز باید از این وظایف مطلع بوده تا بتوانند به‌خوبی از دانش و تخصص این مشاورین ملکی استفاده کرده و معامله پرسودی داشته باشند.
رعایت اصول مشتری‌مداری و جلب اعتماد مشتری
یکی از وظایف مهم هر مشاور املاک، رعایت اخلاق و امانت‌داری است. مشاوران ملکی باید با مشتریان و طرفین معامله صادق بوده و آن‌ها را برای رسیدن به هدف خود از معامله، راهنمایی نمایند و از این طریق اعتماد مشتریان را جلب کنند. همچنین مشاوران املاک باید از فن بیان و روابط عمومی بالایی برخوردار بوده تا بتوانند به خریداران و فروشندگان و مشتریان بنگاه مشاوره داده و جذب مشتری نمایند.
گردآوری فایل‌های خرید، فروش، رهن و اجاره به تفکیک و تنظیم آن‌ها براساس نیاز مشتری
مشاور املاکی که از طریق عقد قرارداد استخدام مشاور املاک جذب بنگاه شده است، باید فایل‌های ملک و مسکن را جمع‌آوری کرده و فایل‌ها را بر این اساس که برای خرید، فروش، رهن و یا اجاره هستند، از یکدیگر تفکیک نماید. مشاور ملکی همین‌طور باید پس از گردآوری این فایل‌ها، آن‌ها را در سیستم فایلینگ ثبت و با انتشار خودکار در سایت املاک قرار گیرد تا افراد بتوانند با جست‌وجو در سایت، آن‌ها را مشاهده کنند. هرچقدر یک بنگاه ملکی فایل‌های بیشتری برای نمایش به مشتری داشته باشد، افراد بیشتری به بنگاه مراجعه نموده و در نتیجه، مشاور املاک نیز پورسانت بیشتری دریافت می‌نماید.
بررسی همه جانبه ملک مورد معامله
یکی دیگر از وظایف مشاورین املاک، بررسی ملکی است که طرفین قصد معامله آن را دارند. مشاور املاک باید ملک مورد معامله را از نظر سن بنا، متراژ سند، نوع مالکیت و موقعیت مکانی بررسی کند. همچنین مشاور املاک باید ملک را از نظر اتمام پایان کار و تخلیه بررسی کرده تا در ادامه، مشکلی برای فردی که قصد دارد آن ملک را اجاره کند یا بخرد به وجود نیاید.
بررسی ملک از نظر سند آن یکی از مهم‌ترین اقداماتی است که مشاور املاک باید انجام دهد. او باید از مالکیت شخصی که طرف معامله است اطمینان یافته، سند را از نظر آزاد بودن آن بررسی کرده و همچنین توجه نماید که اگر ملک در مالکیت چند نفر است و در اصطلاح مالکیت مشاعی دارد، تمامی افرادی که نامشان در سند ذکر شده در جلسه معامله حضور داشته باشند.
برقراری جلسات بازدید از ملک و ملاقات طرفین معامله
بنگاه‌های املاک با عقد قرارداد استخدام مشاور املاک افرادی را استخدام می‌نمایند و یکی از مهم‌ترین وظایف این افراد، تنظیم جلسات بازدید مشتری از ملک و همچنین برقراری جلسات ملاقات طرفین معامله با یکدیگر است. مشاور املاک باید در این جلسات شرکت کرده و جلسه را کنترل نماید تا طرفین به هدف خود از ملاقات و عقد قرارداد برسند. این جلسات اغلب در محل بنگاه مسکن تشکیل می‌شود و اگر روند جلسه ملاقات خوب پیش برود، طرفین معامله اقدام به تنظیم مبایعه نامه می‌نمایند.
از دیگر وظایف و مسئولیتهای مشاور املاکی که با عقد قرارداد استخدام مشاور املاک جذب بنگاه ملکی شده است، می‌توان به تبلیغات و بازاریابی، احراز هویت طرفین معامله، انجام تحقیقات راجع به موقعیت جغرافیایی ملک، شناسایی مناطق پرتقاضا برای مسکن، ارتباط با متخصصان حقوقی برای تنظیم صحیح و قانونی قرارداد، مقایسه گزینه‌های پیش رو برای مشتریان، درخواست از صاحبین ملک برای رفع معایب ملک مورد رهن یا اجاره، انتقال مبلغ بیعانه به حساب صاحب ملک، رسیدگی به درخواست‌های اینترنتی مشاوره و سایر موارد اشاره نمود.
مشاور املاک خوب کیست ؟
زمانی می‌توان به مشاور املاکی، مشاور املاک حرفه‌ای گفت که این شخص علاوه بر انجام تعهدات در قرارداد استخدام مشاور املاک جانب انصاف را در معاملات رعایت نموده، تنها هدف وی از فعالیت و فروش ملک اخذ پورسانت نباشد، در بیان معایب هر ملک به متقاضی صادق بوده و سعی در پنهان‌کاری نقص‌های ملک نداشته باشد، در مذاکره صبور بوده، دایره اطلاعات خود را افزایش دهد، به مشتری قدرت تصمیم‌گیری بدهد و در کل، مشتری را تحت فشار نگذارد.
مشاورین املاک باید توجه داشته باشند که برای جلب اعتماد مشتری و جذب مشتری، باید وظایف و مسئولیتهای خود را که به تفصیل در متن قرارداد استخدام مشاور املاک آمده است، انجام داده و با دید باز و حرفه‌ای، به افراد برای انتخاب بهترین گزینه ممکن و همچنین عقد صحیح و قانونی معامله مشاوره داده و هدف خود از فعالیت در این حرفه را صرفاً کسب سود و درآمد قرار ندهند.